ある社長さんは、率先して報告の手本を社員に示すように普段から心がけているといます。
具体的には、まず週のはじめに、社員に対し自分の1週間の活動予定を報告するようにしています。
それによって、社員が私の予定と照らし合わせて、得意先との打ち合わせの調整や、社内の会議日程の調整などをスムーズに行なえるようにするわけです。
こうしたスケジュール調整は、社長が部下に対して「今週はどうなっているんだ」と報告を求め、自分の予定を確かめながら「それはだめ」とか「それならいい」と伝えることが多いと思います。
しかし、そのような受け身のやり方では、情報交換の幅が狭いため、仕事の発展性に結びつきにくいのです。
社長が活動予定を公表すると、仕事に関するさまざまな情報が部下に伝わり、コミュニケーションも活発になります。
また、部下も自分の活動をオープンに報告するようになります。
次に、社長さんがメールなどで受けた社員からの報告や問い合わせには、できるだけ早く返事をするようにしています。
迅速な報告の重要性を再認識したのは、取引先と打ち合わせをした際の相手側担当者の対応によってです。
打ち合わせを終えて会社に戻るとまもなく、社長にその担当者からメールが来たのです。